Tänk efter innan – och avsluta rätt

För ett tag sedan skrev jag en blogg om vikten av att framföra det du vill ha sagt tydligt och klart. Då avsåg jag rent tekniskt, dvs i första hand förmågan att använda sin röst. Nu vill jag skriva lite om det innehållsmässiga, syfte, fokus, avslutning.

Tänk efter innan och avsluta med sammanfattning

Numera har jag en rutin att innan ett professionellt möte sitta en stund för mig själv och formulera syftet med mötet och vad jag vill att det ska resultera i. Utöver det säkerställer jag att jag har med mig mina öron så att jag hör vad andra säger och en flexibel attityd som ger mig beredskap att revidera min egen ursprungliga uppfattning. Det man aldrig får göra avkall på är hur mötet avslutas. Om inte någon sammanfattar vad man enats om (om det är syftet) så lämnar de allra flesta mötet med sin egen tolkning. Jag antar att även du varit med om att undra om ni varit på samma möte.

Ta inte för mycket på volley

Förbered dig, läs på, tänk igenom dina argument och öva dig på hur du framför dem. Fokusera och undvik att vara långrandig. Inga långa inledningar, möjligtvis en kort bakgrund men gå sedan direkt på det du vill ha sagt. Har man inte tänkt innan så är det inte ovanligt att man ”tänker längs vägen”, dvs man vet inte när man börjar tala vilket budskap man vill framföra. Då slutar de andra runt bordet att lyssna. Ordet går utan reflektion vidare till nästa talare.

Använd i alla professionella sammanhang

Jag applicerar det här tänkandet i princip i alla professionella sammanhang, ledningsgrupp, styrelse, gruppcoaching, individuell coaching, panelsamtal, moderatorsuppdrag.

1. Inled med varför vi sitter där och vad som ska hända (hur processen ser ut),
2. Vilka frågor ska vi diskutera, vilka beslut ska fattas
3. Lyssna till alla, se till att alla bidrar
4. Framför tydligt din egen uppfattning. Är du ordförande så vänta till sist
5. Sammanfatta vad som sagts, vad som beslutats, eventuella konsekvenser, vad behöver göras
6. Nästa steg

Styrelser

Känner ett behov av att nämna styrelser specifikt då så många har bristfällig erfarenhet och kunskap om en styrelses uppgift. En styrelse har ägarens/medlemmarnas uppdrag att se till att verksamheten bedrivs på bästa sätt, utse VD och utöva kontroll. Kort sagt att ha det yttersta ansvaret för det som görs. En ordförande har ett särskilt ansvar att se till att alla vet varför de sitter där och hur uppgiften ser ut. Det innebär att tillsammans med VD sätta ihop en dagordning med informations-, diskussions- och beslutpunkter. Att underlag för beslut skickas ut i förväg så att ledamöterna har en chans att förbereda sig, att leda mötet, se till att alla blir lyssnade på med samma intresse, att tydligt sammanfatta de olika punkterna samt försäkra sig om att protokollet speglar det som hänt under mötet. Ingen lätt uppgift, men viktig. När det görs på rätt sätt så får man resultat. Gör man fel så är risken att passiviteten tar över, vilket inte är bra för verksamheten. Jag har erfarenhet av båda ytterligheterna och många mellanting. Men är numera ganska ointresserad av styrelser som bara ”möts, låter sig informeras och pratar på”.

Coaching

Coaching är lite speciellt då det är så personligt. Där behöver man utrusta sig med en högre grad av empati och förståelse. Men även där ser jag till att det finns en agenda, en process, samtal, sammanfattning och handlingsplan. En ledstång att hålla sig i, ett fokus.

Fråga på

Vill avsluta med hur viktigt det är att man ställer frågor – åt alla håll. Om jag inte hört, förstått – fråga om. Om jag vill förstå bättre – ställ följdfrågor. Ofta inser man att det dunkelt sagda är det dunkelt tänkta. Alla tjänar på förtydliganden. Att fråga är oftast att vara intresserad. Ibland är det för att visa sig duktig – då är det bättre att hålla tyst. Tänk att nästan alla blir tacksamma för att du frågar – för de har heller inte hört/förstått.

Hur ser dina erfarenheter ut?

Känner att jag skulle kunna skriva hur mycket som helst om detta. Men då orkar ingen läsa. Men jag vill mer än gärna höra om dina erfarenheter/tankar.